Andmete töötlemise ja küpsiste kasutamise põhimõtted

Käesolevas isikuandmete töötlemise põhimõtetes kirjeldatakse seda, kuidas Schlössle Hotel Group AS (edaspidi: Schlössle) töötleb oma klientide isikuandmeid, tegutsedes vastutava töötlejana.

Schlössle töötleb isikuandmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega (määrus (EL) 2016/679) ning muude riigisiseste ja Euroopa Liidu isikuandmete kaitset reguleerivate õigusnormidega.

Töötlemine tähendab isikuandmete töötlemise põhimõtete kontekstis iga isikuandmete või nende kogumitega tehtavat automatiseeritud või automatiseerimata toimingut või toimingukogumit, näiteks kogumist, dokumenteerimist, korrastamist, struktureerimist, säilitamist, kohandamist ja muutmist, päringute tegemist, lugemist, kasutamist, edastamise, levitamise või muul moel kättesaadavaks tegemise teel avalikustamist, ühitamist või ühendamist, piiramist, kustutamist või hävitamist.

Isikuandmed tähendavad isikuandmete töötlemise põhimõtete kontekstis igasugust andmesubjektiga seotud teavet, mida saab otse või kaudselt kasutada isiku tuvastamiseks, näiteks nimi, e-posti või kontaktaadress.

Vastutav töötleja tähendab isikuandmete töötlemise põhimõtete kontekstis Schlösslet, kes on määranud kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid.

Schlössle hõlmab kolme järgnevat hotelli: St. Petersbourgi hotell ja Schlössle hotell Tallinnas ning Grand Palace’i hotell Riias. Meie kontaktandmed on järgmised:

Schlössle hotell (Tallinn):
E-post: sch@schlossle-hotels.com
Telefon: + 372 699 7700

Grand Palace hotell (Riia):
E-post: info@grandpalaceriga.com
Telefon: + 371 6704 4000

1. Isikuandmete töötlemise põhimõtete eesmärk

Isikuandmete töötlemise põhimõtete eesmärk on anda teavet, tagada läbipaistvus ning selgitada, mis liiki isikuandmeid me teie kohta kogume, miks me neid andmeid kogume ja mida me nende andmetega teeme. Isikuandmete töötlemise põhimõtetes kirjeldatakse ka meie kohustusi ja vastutust seoses andmekaitsega.

Me väärtustame väga oma iga kliendi privaatsust. Seepärast kohaldame vajalikke tehnilisi, füüsilisi ja korralduslikke turvameetmeid, et kaitsta teie isikuandmeid kaotsimineku, hävimise ning loata juurdepääsu eest.

2. Milliseid andmeid me teie kohta kogume ja kellelt me neid saame?

Kogume ja töötleme teie kohta järgmist liiki andmeid:

• peamised isikuandmed: näiteks teie ees- ja perekonnanimi, sünniaeg, isikukood;
• kontaktandmed: näiteks teie elukoha aadress, telefoninumber ja e-posti aadress;
• külastajakaardi andmed: neid andmeid nõutakse turismialaste õigusaktidega, mis reguleerivad majutusasutuste tegevust, näiteks teie kodakondsus, teiega kaasas oleva abikaasa ja alaealiste laste nimed, sünniaeg ja -koht, meie hotellis viibimise kuupäevad jne.;
• krediitkaardi andmed: näiteks teie kaardi number, omaniku nimi ja kaardi aegumistähtaeg;
• valvekaamera salvestised: kui te külastate meie majutusasutust, võivad avalikud ruumid olla turvalisuse põhjustel varustatud videovalvesüsteemidega;
• teie isiklikke eelistusi puudutavad andmed: näiteks seoses toidu või majutusega.

Isikuandmeid, mida me teie kohta töötleme, esitate teie ise, kui teete broneeringu või päringu meie veebisaidil, telefoni või e-posti teel või kui ostate meilt kohapeal teenuseid.

Teie andmeid edastavad meile ka reisibürood, broneerimisettevõtted ja muud isikud, kes osalevad majutusteenuste vahendamisel ning kelle kaudu olete tellinud majutuse või meie pakutavaid teenuseid.

3. Miks me teie andmeid vajame? Mis juhtub, kui te meile oma andmeid ei esita?

Kasutame teie andmeid selleks, et osutada majutus- ja/või muid seotud teenuseid, mille olete meilt tellinud ning täita kohustusi, mis tulenevad meie tegevust ja ärivaldkondi reguleerivatest õigusaktidest. Meie andmetöötluse eesmärgid seonduvad teie andmetega järgmiselt:

• põhilised isikuandmed: neid andmeid vajame teie isiku tuvastamiseks, mis on oluline selle tagamiseks, et teenuseid osutatakse isikule, kelle jaoks need tegelikult telliti;
• kontaktandmed: neid andmeid nõutakse teiega ühenduse võtmiseks, et pakkuda majutus- või restoraniteenuseid, aga ka selleks, et saata teile turundusmaterjale, kui olete väljendanud oma huvi nende vastu. Kõige sagedamini võtame teiega ühendust telefoni või e-posti teel; samas võib teatavatel asjaoludel olla vajalik kasutada teie koduaadressi (nt kui muud sidevahendid ei toimi);
• külastajakaardi andmed: meil on turismialaste õigusaktide kohaselt kohustus koguda neid andmeid. Nende andmete kogumise eesmärk on ära hoida probleeme, näiteks ebaseadusliku sisserändega kaasnevaid ohte;
• krediitkaardi andmed: neid andmeid on vaja broneeringu tagamiseks teatavas summas teie krediitkaardil, tellitud teenuste eest tasumiseks või kulude hüvitamiseks;
• valvekaamera salvestised: neid andmeid nõutakse, et tagada meie valdustes turvalisus ning ära hoida ja vajaduse korral uurida turvaintsidente;
• teie isiklikke eelistusi käsitlevad andmed: kasutame neid andmeid siis, kui neid küsime ja kui te neid vabatahtlikult esitate, et pakkuda teile paremaid teenuseid, lähtudes teie vajadustest ja soovidest.

Me ei saa pakkuda teile majutusteenuseid, kui te ei esita meile külastajakaardi andmeid.

Aeg-ajalt võime töödelda isikuandmeid täiendavatel põhjustel. Püüame tagada, et asjaomaseid isikuid teavitatakse andmete kogumise ajal andmetöötluse eesmärkidest. Kui asjaomaste isikute teavitamine andmete kogumise ajal ei olnud võimalik või oleks teavitamine nõudnud ebamõistlikke pingutusi, püüame neid teavitada esimesel võimalusel pärast isikuandmete saamist või enne täiendavatel põhjustel töötlemist.

4. Milline on teie isikuandmete töötlemise õiguslik alus?

Me tugineme teie isikuandmete töötlemisel järgmistele õiguslikele alustele:

• nõusolek: tugineme sellele õiguslikule alusele, et saata teile turundusmaterjale, näiteks uudiskirju ja pakkumusi;
• lepingu täitmine: tugineme sellele õiguslikule alusele, et luua teiega lepinguline suhe või täita sõlmitud lepingut;
• juriidiline kohustus: tugineme sellele õiguslikule alusele, et täita õigusaktidest tulenevaid kohustusi, näiteks külastajakaartide täitmine ja kahe aasta jooksul säilitamine;
• eluliste huvide kaitse: tugineme sellele õiguslikule alusele, et kaitsta teie või teiste isikute elutähtsaid huve, näiteks avaldades õnnetusjuhtumi korral teie andmeid kiirabitöötajatele;
• õigustatud huvi: tugineme sellele õiguslikule alusele, et järgida selliseid huve nagu ettevõtte juhtimine ja selle äritegevuse üldine elluviimine, samuti selleks, et avastada ebaseaduslikku tegevust ja pettust.

5. Kellega me teie andmeid jagame?

Me ei jaga teavet, mille olete meile andnud, välja arvatud piiratud juhtudel, mida on kirjeldatud allpool, ning juhtudel, mil see on vajalik selleks, et saavutada käesolevates isikuandmete töötlemise põhimõtetes kirjeldatud eesmärgid:

• meie tütarettevõtja ja sidusühingud: võime jagada teie isikuandmeid oma tütarettevõtja või sidusühingutega, mis asuvad kõik Euroopa Liidus;
• teenuseosutajad: nagu paljud teised ettevõtted, võime tellida andmete töötlemise teenuseid (näiteks IT-teenuseid) hea mainega kolmandast isikust teenuseosutajatelt;
• avaliku sektori ja riigiasutused: võime jagada andmeid, kui oleme seaduse järgi kohustatud neid jagama avaliku sektori asutustega või kui andmete jagamine on vajalik, et tagada meie õiguste kaitse;
• kutselised nõustajad ja teised isikud: võime jagada teie andmeid kutseliste nõustajatega, nagu audiitorid, juristid, raamatupidajad ning muud isikud, kes vastutavad nõustamisteenuste osutamise eest.

Tagame teie andmete kaitse, kui jagame teie andmeid ülalnimetatud isikutega, sõlmides selliste isikutega andmetöötluslepingu.

Me ei säilita teie andmeid väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda või riike, mille suhtes ei kohaldata isikuandmete kaitse üldmäärust (EL) 2016/679, ega saada neid sinna.

6. Kui kaua me teie isikuandmeid säilitame?

Säilitame teie andmeid seni, kuni see on vajalik meie andmetöötluseesmärkide saavutamiseks.

Schlössle võtab isikuandmete säilitamisel arvesse järgmiseid kriteeriumeid:

• andmeid säilitatakse seni, kuni see on vajalik meie teenuste osutamiseks;
• kui isikul on kliendikonto või püsikliendikaart, säilitatakse isikuandmeid seni, kuni konto/kaart on aktiivne või kuni see on vajalik isikustatud teenuste pakkumiseks;
• kui ettevõttel on õiguslik, lepinguline või muu selline kohustus säilitada isikuandmeid, siis säilitatakse andmeid seni, kuni see on nõutav sellise kohustuse täitmiseks;
• pärast lepingulise suhte lõppu säilitatakse teatavaid andmeid seni, kuni isikul (andmesubjektil) või Schlösslel endal on õigus esitada lepingu alusel teisele poolele või muule kohustatud isikule nõudeid.

Näiteks külastajakaardi andmeid säilitatakse kaks aastat alates kaardi täitmise hetkest tulenevalt turismialaste õigusaktide nõuetest. Samas, krediitkaardi andmeid säilitatakse üksnes seni, kuni majutusteenused on nõuetekohaselt osutatud kooskõlas meie vahel kehtiva lepinguga.

7. Millised on teie õigused seoses teie andmetega?

Teie kui andmesubjekti õigused on järgmised:

1. õigus oma andmetele juurde pääseda – teil on õigus teada, milliseid teid puudutavaid andmeid säilitatakse ja kuidas neid töödeldakse;

2. õigus andmete parandamisele – teil on õigus nõuda oma isikuandmete parandamist, kui need on ebatäpsed;

3. õigus andmete kustutamisele (õigus olla unustatud) – teil on teatavatel tingimustel õigus taotleda, et me kustutaksime teie isikuandmed (näiteks kui me neid enam ei vaja või kui te ütlete üles lepingu või taganete lepingust, mis annab meile õiguse andmeid töödelda, jne);

4. õigus andmete töötlemist piirata – teil on teatavatel asjaoludel õigus keelata või piirata oma isikuandmete töötlemist teatava ajavahemiku jooksul (nt kui olete esitanud vastuväite andmete töötlemise kohta);

5. õigus esitada vastuväiteid – teil on õigus esitada vastuväiteid seoses oma isikuandmete töötlemisega, võttes arvesse konkreetset olukorda, kui andmeid töödeldakse meie õigustatud huvi alusel või avaliku huvi alusel. Vastuväiteid andmete töötlemisele otseturunduse eesmärkidel võib esitada igal ajal;

6. õigus andmete ülekandmisele – teil on õigus nõuda, et andmed, mille olete meile saatnud, edastatakse teile masinloetavas vormingus. Samuti võite nõuda, et andmed edastatakse otse teisele vastutavale töötlejale, aga üksnes juhul, kui see edastamine on tehniliselt võimalik. Andmete edastamise õigus kehtib üksnes andmete kohta, mida me töötleme teie nõusoleku alusel või teiega sõlmitud lepingu täitmiseks;

7. profiilianalüüs – teil on õigus nõuda, et teie isikuandmeid ei kasutata automatiseeritud töötlemiseks, näiteks profiilianalüüsiks. Profiilianalüüs on tegevus, mille puhul hinnatakse teatavaid andmesubjekti isiklikke aspekte. Schlössle kasutab profiilianalüüsi näiteks selleks, et analüüsida või ennustada kliendi isiklikke eelistusi, huve, käitumist, asukohta või liikumist puudutavaid aspekte. Seda tehakse pakkumuste tegemise eesmärgil.

8. Küpsiste kasutamine

Küpsised on failid, mis koguvad tehnilist teavet kasutaja arvuti, brauseri ja saidi kasutamise kohta, näiteks leheküljed, mida kasutaja on külastanud, ning nende kasutamise järjekord. Küpsised võimaldavad teha statistikat, mis käsitleb veebisaidi kasutamist ja eri rubriikide populaarsust, ning muid toiminguid jälgitaval veebisaidil. Küpsistega saadud teavet kasutatakse selleks, et muuta veebisaidi kasutamine mugavamaks ja täiustada veebisaidi sisu.

Me kasutame küpsiseid, et pakkuda teile paremat teenust. Meie veebisaidid võivad muu hulgas hõlmata elementi, mis salvestavad küpsiseid kolmandate isikute jaoks.

Meie veebisaite külastades on teil õigus mitte lubada salvestada küpsiseid teie arvutis. Sel juhul peate võtma arvesse, et kõik veebisaidi funktsioonid ei pruugi olla kättesaadavad.

Kasutame oma veebisaitidel järgmist liiki küpsiseid:

• püsiküpsised: need on vajalikud veebisaidil navigeerimiseks ja selle sisu kasutamiseks. Kui need on blokeeritud, ei saa te kõiki veebisaidi funktsioone kasutada;
• seansiküpsised: need võimaldavad veebisaidil jätta meelde teie varem tehtud valikuid (kasutajanimi, keeleseadistused jne) ning pakkuda tõhusamaid ja isiklikumaid funktsioone;
• jälitusküpsised: need koguvad andmeid teie käitumise kohta veebisaidil. Jälitusküpsistega saadud teave aitab suurendada veebisaidi kasutusmugavust.

9. Rakendussäte

Võttes arvesse õigusaktide ja kohtupraktika võimalikke muudatusi ning tehnoloogiatavade arengut, mis tagavad ulatuslikuma isikuandmete kaitse, on Schlösslel õigus käesolevaid isikuandmete töötlemise põhimõtteid muuta. Seepärast vaadatakse isikuandmete töötlemise põhimõtted korrapäraselt läbi ja vajaduse korral muudetakse neid.